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) Así pues, mientras piensa atentamente en lo que va a decir, piense con la misma atención a quién se lo está diciendo.
NADIE QUIERE LEER SUS DOCUMENTOS
Al contrario que las novelas y revistas, nadie lee los documentos comerciales por diversión. Pocas cosas frustran más la vida de un ejecutivo que el aterrizaje en su bandeja de una carta de siete hojas o de un informe kilométrico. En realidad, sólo una minoría se preocupa de leer diligentemente los documentos que recibe, tal y como indica el cuadro siguiente realizado por Westinghouse Electric Corporation, en Roy y. Hughson, Fifective Communications for Engineers, McGraw-Hill, Nueva York, 1974:
Cómo leen los informes los directores
Resumen 100 % de las veces
Introducción 68 % de las veces
Cuerpo principal 22 % de las veces
Conclusiones 55 % de las veces
Apéndice 15 % de las veces
Así pues, haga documentos cortos, no divague, vaya rápido al grano; no intente ser ingenioso o gracioso; si escribiera con ingenio o con gracia probablemente se ganaría la vida en alguna revista cómica.
George Orwell, autor de 1984 y de Rebelión en la granja, escribía en una prosa excepcionalmente sencilla y agradable. He aquí cuatro de sus principios estilísticos personales (de Politics and the English Language, 1946), que son de especial importancia en los documentos empresariales:
Nunca emplee una palabra larga donde pueda emplear una corta.
Si le es posible suprimir una palabra, suprímala siempre.
Nunca utilice una expresión extranjera, un término científico o una jerga particular si hay un equivalente en el lenguaje cotidiano.
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